Clodia n’édite pas vos factures : elle suit leur règlement
Vos factures d’intervention déposées puis envoyées, relancées et suivies jusqu’au paiement, un tableau de bord avec la météo du jour, des tâches, des sondages, des stocks qui alimentent la liste de courses, et un espace de terrain pour votre city manager.
Voir la démoDéposez la facture d’une intervention sur le signalement concerné et choisissez « 💶 Facture » : Clodia lit le montant et l’échéance, l’envoie au propriétaire et démarre le suivi de paiement.
Si elle n’est pas réglée, les relances partent seules à J+1, J+5 et J+15 après l’échéance, puis s’arrêtent. La mise en demeure, elle, ne part jamais toute seule : c’est vous qui la déclenchez, en un bouton.
Chaque palier (facture ajoutée, J+1, J+5, J+15, mise en demeure) a un modèle de message et un modèle d’e-mail, que vous personnalisez avec des variables et un aperçu.
Vous coupez un canal d’un interrupteur, par exemple pour ne relancer que par e-mail. Les e-mails prennent votre couleur et votre signature, et partent de votre adresse si vous connectez Gmail. Aucun modèle ne contient de coordonnées bancaires.
La météo opérationnelle résume la journée en un niveau (🟢 Serein, 🟡 Vigilance, 🟠 Tension) calculé sur les signalements en cours et les tâches en retard.
Autour : les ménages validés et les contrôles conformes du jour, le suivi des signalements critiques, le fil « Qui a fait quoi aujourd’hui », l’avancement des dossiers de vos propriétaires, l’argent à récupérer et vos délais sur 30 jours. Chaque carte se déplace, se masque, et sur ordinateur se met en demi ou pleine largeur.
Tout ce qui n’est pas un ménage devient une tâche : racheter des capsules, appeler un artisan, préparer un logement.
Titre, priorité, échéance, logement, responsable, récurrence. La personne est prévenue, pose la tâche dans le planning, change son statut et ajoute des notes ; vous êtes prévenu quand c’est fait. Un appui long sur un message crée la tâche, avec deux formulations proposées par l’assistante.
Posez une question dans une conversation, ou envoyez-la à plusieurs équipes d’un coup : chacun vote dans sa discussion et vous avez un seul résumé.
Choisissez qui doit répondre, la clôture, les réponses multiples, et laissez Clodia relancer ceux qui n’ont pas voté (tous les 2 ou 3 jours, 3 fois au plus). Les résultats s’exportent en tableur.
Suivez le linge, les produits et les consommables de chaque logement et de votre stock central : quantités, seuil d’alerte, inventaire, historique.
Démarrez un logement en copiant la dotation d’un logement semblable. Quand un article passe sous son seuil, il est ajouté tout seul à la liste « Achats ». Et quand l’équipe remplace du linge depuis un signalement, le stock du logement est décompté automatiquement.
Votre manager de terrain a son « Espace Terrain » : ses passages du jour et en retard, ses interventions, ses déplacements avec indemnités kilométriques.
La nature d’intervention choisie dit si c’est refacturable au propriétaire. S’y ajoutent une fiche trimestrielle par logement avec état général et observations, et un récapitulatif de facturation à exporter en PDF, Excel ou CSV. Vous choisissez son périmètre de logements et voyez ses passages dans le planning.
Les relances partent toutes seules jusqu’au paiement. La mise en demeure, elle, reste votre décision.
Non. Vous (ou l’artisan) déposez une facture existante sur un signalement. Clodia en lit le montant et l’échéance, l’envoie au propriétaire, suit le paiement et relance.
Chaque matin, Clodia regarde les factures en attente : une relance le lendemain de l’échéance, puis à 5 jours et à 15 jours. Sans échéance connue, elle compte 30 jours après l’envoi. Ensuite, plus rien ne part automatiquement.
Jamais. Vous l’envoyez vous-même avec le bouton « ⚖️ Envoyer la mise en demeure » : elle part par e-mail avec la facture jointe et reste tracée dans la conversation du propriétaire.
Non. Il paie selon vos modalités habituelles, puis touche « J’ai réglé cette facture ». Vous pouvez aussi confirmer le paiement vous-même.
Le gérant et l’OBM. Les équipes, gouvernantes, artisans et propriétaires ne le voient pas. Chacun peut réorganiser ses propres cartes sans changer celles de ses collègues.
Oui, tous les membres de l’équipe peuvent créer une tâche et la confier. Seuls le gérant, l’OBM et la city manager voient toutes les tâches.
Non. Un article sous son seuil est ajouté à la liste « Achats » ; quelqu’un fait la course, puis le marque comme acheté.
Non. C’est un récapitulatif de ce qui est refacturable, à exporter en PDF, Excel ou CSV.